Fraud Management Politik
Hvad er Fraud?
Besvigelser er handlinger, der på baggrund af bedrag, giver en part en uretmæssig eller ulovlig økonomisk fordel og som via udladning af oplysninger har indvirkning på økonomisk rapportering hos en eller flere parter fra ledelsen, ansatte eller tredje part.
Eksempler:
- Korruption, bestikkelse, kick-backs osv.
- Tyveri
- Phishing
- Pludselig ændring af kontonummer
- Falske fakturaer eller indbetalingskort
- Overfakturering
- Privat forbrug på Mastercard
- Refundering af private udlæg, som ikke er i arbejdsmedfør
Ledelsesengagement
Bestyrelsen modtager årligt rapportering om Fraud i Nalik Ventures udarbejdet af en autoriseret og uafhængig tredjepart. Et arbejde der varetages af CFO’en, men er funderet i direktionen også, som skal sikre at Fraud er dagsordenssat og i kontinuerligt fokus på alle plan af virksomheden.
Udbredelse
Alle ledere og ansatte med budgetansvar og tildelingsrettigheder bærer et ansvar for at undersøge mulige uregelmæssigheder, der kan forekomme indenfor deres ansvarsområde.
Politikken her er tiltænkt alle i Nalik Ventures, men særligt personer med ansvar for bl.a.:
- Indkøb, herunder beslutning om indhentning af konsulentydelser
- Udstedelse af lån
- Ansvarlig for investeringer
- Brug af taxa- og indkøbskort
- Kontering
- Fakturakontrol
- Betalingsgodkendelser
- Budgetansvar
- Overførsler
- Mastercard
- Kontraktindgåelser, inkl. ansættelseskontrakter
Politikken kan ikke tage højde for alle tænkelige omstændigheder, så det påhviler den enkelte ansatte på ærlig og redelig vis, at udvise ansvarlighed og forsigtighed for de ressourcer vedkommende via sin funktion er betroet.
Grundlæggende er der potentielt risiko forbundet med forretningsforbindelser af en hver art, men Fraud kan forstås som:
- Uregelmæssigheder
- Mistanke om uregelmæssigheder
Hos:
- Ansatte
- Kunder
- Konsulenter
- Leverandører
- Andre kontraktparter
Undersøgelser vil altid blive gennemført uden hensyn til organisatorisk placering eller anciennitet. Passende konsekvenser for skyldige partner sker indenfor rammerne af lovgivningen, politikker og den gældende ansættelseskontrakt.
Ledelsens ansvar
Bestyrelsen, direktionen og andre ledere skal dedikere ressourcer til sikring af en atmosfære i virksomheden baseret på ærlighed, åbenhed og gode intentioner. Og som udløber heraf skal være dedikeret til eliminering af alle former for besvigelser i organisationen, samt grundige upartiske undersøgelser af mistænkeligheder.
Indberetninger på baggrund af underbygget mistanke skal ikke alene hilses velkomment, men tilskyndes. Indberetninger må ikke komme den ansatte der rapporterer et muligt problem til ulempe.
Kontrolmiljø – Politikker og Procedurer
Denne politik er i tilgift til allerede etablerede processor og kontroller i Nalik Ventures, som både indgår i Fraud Check af uafhængig tredje part og i den årlige revision af selskabet i forbindelse med Årsrapportering.
Præsentation for de ansatte
Fraud Management diskuteres med jævne mellemrum blandt alle ansatte. Emnet dagsordensættes af CFO til udvalgte Personalemøder for at øge bevidstheden på området og fremme en kultur, hvor alle er klar over svigrisici og er villige til at deltage for at forhindre dem.
Denne politik er underlagt årlig gennemgang
Nalik Ventures A/S er opsat på også fremadrettet at fokusere på minimering af risikoen for besvigelser, derfor opdateres foreliggende politik årlig intern revision.
